Der Fachkräfte- und Personalmangel begleitet fast alle Branchen in Deutschland und stellt Unternehmer und Geschäftsführer vor Herausforderungen. So ging es auch Sascha Knese und Thomas Quade, den beiden Geschäftsführern der Schlesinger Bürodienst GmbH. Sie leiten das Hamburger Unternehmen mit 30 Jahren Erfahrung im Bereich Bürotechnik, Software und IT und beschäftigen rund 25 Mitarbeiter. 

Um ihr Wachstumspotenzial besser ausschöpfen zu können, entschieden die Geschäftsführer sich für eine Zusammenarbeit mit PEN. Gemeinsam stärkten wir die gesamte Arbeitgebermarke, den Außenauftritt sowie auch die internen Strukturen. So konnten in nur vier Wochen intensiver Zusammenarbeit bereits 3 neue Mitarbeiter gefunden werden. Auch die neu geschaffene Stelle der Vertriebsassistenz wurde sehr schnell besetzt. Darüber hinaus wirkt das PEN-System nachhaltig: Mittlerweile fanden 7 neue Mitarbeiter den Weg in die Firma und auch das bestehende Personal hat profitiert.

Nicht alle Wege führen zu einer nachhaltigen Personalgewinnung

Das Thema Personalgewinnung war für die Schlesinger Bürodienst GmbH auf ihrem Kurs bisher immer eine Hürde. Die Zusammenarbeit mit Headhuntern oder Personaldienstleistern funktionierte nicht als nachhaltige und zufriedenstellende Lösung. Oft stimmte die Qualität der Mitarbeiter nicht, die gegenseitigen Erwartungen waren unterschiedlich oder die Gehaltsvorstellungen passten nicht zu den gegebenen Rahmenbedingungen. Deshalb waren die beiden Geschäftsführer offen und bereit, mit dem PEN-Prinzip einen neuen Weg auszuprobieren.

Was ist anders am PEN-Ansatz?

Für Sasha Knese und Thomas Quade fühlte sich der PEN-Ansatz anders an als alles, was sie bisher erlebt hatten: Zu Beginn der Zusammenarbeit wurden sie aufgefordert, sich selbst, ihr Handeln und ihren Umgang mit den Mitarbeitern zu analysieren und in Frage zu stellen. Auch die bestehenden Mitarbeiter wurden mit ins Boot geholt, Persönlichkeitsanalysen durchgeführt, der Teamgeist thematisiert und ein gemeinsames Mindset entwickelt. So fand man zum Beispiel eine ganz neue Möglichkeit für die ursprünglich nicht geplante Stelle einer Vertriebsassistentin, die Abläufe aber sehr viel effizienter macht.

Auf Basis der Analyse wurde dann eine ansprechende und aussagekräftige Bewerberansprache entwickelt, die neugierig macht, Einblicke in den Arbeitsalltag und Teamzusammenhalt gewährt und im Gedächtnis bleibt. Dies gelang nicht zuletzt durch klare Formulierungen und die Hervorhebung von Werten und Benefits. Der gesamte Außenauftritt hebt sich damit von der 08/15-Masse am Markt ab und es wurde eine starke Arbeitgebermarke für Schlesinger geschaffen.

Der Weg, den PEN geht, ist viel, viel nachhaltiger. Wenn ich einen Headhunter oder eine Agentur beauftrage, ist das Ziel sofort klar: Sie wollen Personal rekrutieren und mir verkaufen, um ihr eigenes Überleben zu sichern. Aber sie fragen nie, wie man aufgestellt ist. […] Außerdem sichert man auf diesem (dem PEN) Weg auch das bestehende Personal, weil wir sie mit ins Boot geholt und einige Veränderungen vorgenommen haben, die das Signal gaben, dass sich was bewegt und dass die Zukunft gesichert ist.

Sascha Knese und Thomas Quade

Geschäftsführer der Schlesinger Bürodienst GmbH

Was heißt es, eine Arbeitgebermarke aufzubauen?

Für die meisten Unternehmen ist klar: Ein einheitlicher Auftritt nach außen, ein einprägsamer Slogan, ein außergewöhnliches Logo oder innovative Werbung sind der Schlüssel, um Kunden auf sich aufmerksam zu machen, ihr Interesse zu wecken, sie zu überzeugen und im Idealfall zu binden. Mit der Personalgewinnung verhält es sich wie mit der Kundengewinnung: Bewerberinnen und Bewerber müssen auf dein Unternehmen aufmerksam werden, sich angesprochen fühlen und den Wunsch entwickeln, ein Teil davon zu werden. Sie sollen eine intrinsische Motivation entwickeln und alles dafür tun wollen, bei dir zu arbeiten.

Deshalb ist es wichtig, auch hier eine Marke zu schaffen: die Arbeitgebermarke. Im Allgemeinen spricht man heute meist von „Employer Branding”. Dahinter verbirgt sich der Aufbau und die Pflege einer Arbeitgebermarke. Das Thema Employer Branding geht aber darüber hinaus. Denn nachhaltiges Personalmarketing endet nicht mit der erfolgreichen Akquise neuer Mitarbeiter, sondern schließt die langfristige Personalbindung und damit reduzierte Fluktuation und weniger Ausgaben für neue Personalakquise mit ein.

Das Ergebnis für Schlesinger im Überblick

Sasha Knese und Thomas Quade kamen zu PEN mit dem Wunsch, zwei neue Vertriebsmitarbeiter einzustellen. In nur vier Wochen haben sie drei qualifizierte Kandidaten für den Vertrieb gefunden. Und während sie anfangs noch jede Bewerbung durchgesehen haben, kamen am Ende etwa zwei neue Bewerbungen pro Tag hinzu, sodass sie anfangen mussten, sich ein System zur Selektion zu überlegen und beginnen konnten, sich die Kandidaten auszusuchen. Gleich zu Beginn des Prozesses konnte auch eine Assistentin gefunden werden, die – wie anfangs im Analyseprozess erarbeitet – die Vertriebsmitarbeiter bei administrativen Tätigkeiten unterstützen soll, damit diese effizienter und produktiver ihrer wichtigen Kundenbetreuung und -akquise nachgehen können.

Mit neuem Teamgeist positiv in die Zukunft

Inzwischen fanden dank des nachhaltigen Systems 7 neue Mitarbeiter den Weg in die Firma. Als „netten Nebeneffekt” bezeichnen die beiden Schlesinger-Geschäftsführer außerdem, dass sich ein besserer Teamgeist entwickelt hat und die neuen Kolleginnen und Kollegen frischen Wind in das bestehende Team gebracht haben. Langfristig ist das Ergebnis aber noch viel fundamentaler – es hat Sasha Knese und Thomas Quade nämlich die „Angst” vor dem Thema Personalrekrutierung genommen. Schlesinger ist auf Wachstumskurs. Und Personalwechsel sind auch mit dem besten Personalmanagement unvermeidlich. Jetzt wissen sie, dass sie, wann immer ein neuer Rekrutierungsprozess ansteht, auf ein gut funktionierendes Konzept zurückgreifen können und es ihnen gelingen wird, gute und passende Kandidaten für ihr Unternehmen zu finden.

Was können andere Unternehmen aus diesem Erfahrungsbericht mitnehmen?

Um nachhaltig und erfolgreich Personal zu rekrutieren, das qualifiziert ist, ins Team passt und vor allem bleibt, ist es wichtig, zunächst vor der eigenen Haustür zu kehren. Hinterfrage dein Handeln und deinen Umgang mit deinen Mitarbeitern und finde heraus, wer du als Arbeitgeber sein willst. Baue auf dieser Basis deine ganz persönliche Arbeitgebermarke auf. Sei dabei von Anfang an ehrlich zu dir selbst, beziehe deine Mitarbeiter mit ein und sei auch offen für Veränderungen. Versuche, deine individuellen Vorteile herauszustellen und dich schon beim ersten Eindruck von der Masse abzuheben.

Das Ziel sollte also sein, deine Kultur im gesamten Außenauftritt und in der individuellen Bewerberansprache zu vermitteln. So kannst du sicher sein, dass die Bewerber zu dieser Kultur passen und sich langfristig wohlfühlen. Wenn wir dich beim Thema Employer Branding und Bewerberansprache unterstützen können, beraten wir dich gerne unverbindlich und individuell!